INFORMATISATION

Au départ, la fonction de directeur du personnel était individuelle, la plupart du temps le gérant - ou le comptable - s’occupait de la gestion de la paie. Deux facteurs ont fait évoluer la fonction du directeur du personnel : d’une part, l’évolution du marché de plus en plus concurrentiel a forcé l’entreprise à être plus efficiente, d’autre part, la prise en compte des besoins du salarié dûe à une pression sociale et à la législation mise en place. Ces deux raisons ont fait du DRH une fonction de plus en plus stratégique.

La Gestion des ressources humaines a évolué d’une simple gestion de la paie vers un nombre de fonctions croissantes s’articulant autour de l’information. Notamment, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GEPC), la formation, la communication dans l’entreprise, etc. Pour Perreti, l’informatique a fait évoluer la gestion des ressources humaines « d’une fonction personnelle vers une fonction ressources humaines». Pour cet auteur, il y a 5 apports à l’informatisation de la fonction RH : « gagner en productivité, améliorer le service, améliorer la qualité des décisions GRH, aider au partage de la fonction DRH et la ligne hiérarchique ainsi qu’offrir de meilleures possibilités d’anticipation».

Le SIRH (Système d’information des ressources humaines) connait de nombreuses définitions. Nous retiendrons celle de Tanenbaum, chercheur et enseignant en informatique. Selon lui un SIRH est « un système permettant d’acquérir, de stocker, de manipuler, d’analyser, d’extraire et de distribuer des informations pertinentes au regard des ressources humaines d’une organisation ». L’évolution des SIRH va de pair avec l’évolution de la fonction ressources humaines. Les auteurs et chercheurs en informatique consentent à un même historique du SIRH découpé en 4 âges à partir de 1970 où l’on passe du mécanographe à l’ordinateur : l’âge de pierre, l’âge de bronze, l’âge de fer et l’âge d’or.

• L’âge de pierre, dans les années 1970-1980: le package ou progiciel de paie. Les informaticiens conçoivent un progiciel, c'est-à-dire que la personne des ressources humaines encode les informations puis le progiciel les traite par informatique. Le progiciel est la contraction des termes produit et logiciel, il est vendu sous forme de produit, comme une disquette par exemple, c’est un ensemble de programmes servant à plusieurs utilisateurs pour une même fonction.

• L’âge de bronze : les années 1990 : Grâce au modèle relationnel de Cobb-Douglas et l’avènement de la microinformatique, les logiciels de paie se sont développés et se sont améliorés. On peut saisir les données en temps réel et vérifier leur fiabilité. Diverses fonctionnalités sont rajoutées comme la masse salariale, la gestion des effectifs. Mais les logiciels restent toujours axés sur la gestion de la paie. On commence à travailler sur la gestion des temps et de la formation. Cette évolution a été nécessaire à cause d’une réglementation du travail de plus en plus pointilleuse et importante. On commence alors tout juste à diffuser ces logiciels dans les entreprises mais ils sont concentrés

dans un site central « mainfram ». On assiste au commencement du SIRH, on harmonise les différents systèmes et logiciels de gestion des ressources humaines. Ils deviennent alors des instruments de mesure et d’analyse pour le service ressources humaines.

• L’âge de fer ,dans les années 2000 : le SIRH. On assiste à deux tendances : d’une part une centralisation des données grâce à un seul logiciel (Entreprise Ressource Planning), d’autre part des logiciels multiples connectés entre eux, ayant chacun une fonctionnalité propre et étant sensés être les meilleurs dans leur domaine (Best of Breed). Dans un premier temps, les ERP ont été préférés à la seconde solution dans un souci de rationalisation et de centralisation de l’information mais la tendance s’est inversée au profit de la segmentation des logiciels. Aujourd’hui les entreprises utilisent généralement le best of breed.

• L’âge d’or / l’âge d’internet : Les SIRH ont été grandement influencés par le contexte socioéconomique et technologique. Concernant le contexte socioéconomique, la législation en constante évolution (par exemple l’harmonisation des statuts ouvriers et employés), le vieillissement de la population et le chômage important forcent le DRH à occuper une position de plus en plus stratégique. En effet, le DRH doit pouvoir récupérer les données et les analyser pour pallier les incertitudes. Quant à l’évolution de la technologie, la révolution internet à influencer grandement les SIRH. On parle aujourd’hui des SIRH 2.0, de l’e-DRH ou encore d’une glocalisation (contraction de globalisation et localisation). On cherche à externaliser le système et qu’il soit accessible de tout temps et de tout endroits.

De nouvelles solutions ont été développées comme le SaaS (Software as a Service), ASP (Application Service Provider) ou le Cloud Computing. Le SaaS est un modèle de logiciel accessible à distance par abonnement via Internet comme un service en ligne. ASP est une application achetée par l’entreprise mais hébergée chez un prestataire, l’accès se fait également via internet. La différence entre le SaaS et ASP est le fait que l’entreprise s’abonne à un logiciel (SaaS) ou l’achète (ASP), ce qui est le cas de Lunch Garden. Le Cloud Computing quant à lui est une externalisation de la capacité de stockage, c'est-à-dire que l’entreprise n’utilise plus ses serveurs internes mais offre une capacité de stockage illimité. Le Cloud englobe différents modes SaaS. Le SaaS ne concerne qu’un logiciel alors que le Cloud comprend plusieurs logiciels SaaS. Selon un article du Cegid
« le SaaS est une solution logicielle, le cloud, lui, est une stratégie » .

Par cette image, on peut comprendre ce dont les entreprises ont besoin aujourd’hui : non seulement, une rapidité dans la gestion administrative, mais aussi un moyen de gérer tous les aspects qui peuvent affecter une bonne production . Le service RH a une fonction de plus en plus stratégique, il est de plus en plus attendu de celui-ci qu’il fasse des choix pertinents pour l’avenir de l’entreprise.

L’informatisation des Ressources Humaines chez Lunch Garden

Le système informatique du département RH a suivi différentes modifications au cours de son histoire. Le premier logiciel informatique mis en place sur les sites était un simple logiciel qui recensait les badgages des collaborateurs à la pointeuse. Les managers devaient calculer eux-mêmes le nombre d'heures prestées par les collaborateurs pour déterminer la paie qui leur était due. Tout ce travail se réalise sur du matériel informatique mis à disposition par l’entreprise et non propre aux employés.

En janvier 2013, le département RH a décidé d'améliorer son système informatique de gestion du temps en adoptant un nouveau logiciel de gestion du temps de travail (Kelio), cela pour 4 grandes raisons :

• Limiter le nombre d'erreurs qui se faisait dans la gestion des paies. En effet, les managers qui avaient la charge de calculer les heures prestées commettaient souvent des erreurs ce qui avait un impact important sur les finances de l'entreprise. De plus, le département RH voulait pouvoir réaliser des prévisions fiables et obtenir les informations concernant les dépenses salariales plus rapidement. Lorsque tout était géré localement et manuellement ces informations ne parvenaient qu’un mois et demi plus tard.

• La réalisation d’un contrôle plus efficace des prévisions des managers de sites. Par exemple on cherche à savoir avec exactitude si ces derniers ont réagi à une annonce de neige. Le contrôle des prévisions des managers consistait aussi à obtenir une plus grande équité dans la planification des horaires pour chaque collaborateur. En effet, les managers ayant la fonction de répartir la charge de travail entre les collaborateurs peuvent faire des erreurs. Un collaborateur peut ainsi avoir l'impression (justifiée ou non) qu'on lui donne plus de travail de week end ou qu'il travaille plus longtemps qu'un autre. Il fallait donc avoir un logiciel qui permettait de mesurer objectivement les horaires de travail des collaborateurs.

• Une meilleure mesure de la pénibilité. (Elle est générée par l’absence d’un collaborateur). Le nouveau logiciel devait ainsi permettre au service RH d'avoir accès rapidement à des informations tels que le nombre, la durée, la répétition ou non des absences de chaque collaborateur et ainsi de calculer la pénibilité.

• Une plus grande flexibilité du temps de travail des collaborateurs. Ainsi suite à la mise en œuvre du nouveau logiciel, les collaborateurs travaillent désormais avec un système de +7 ou -7heures de travail durant un cycle de 13 semaines. Sur les 7 heures, 5 heures sont déterminées par l’employer et les deux dernières seulement avec l’accord du travailleur. A savoir que chez Lunch Garden, les collaborateurs peuvent travailler au minimum 3 heures et maximum 8 heures par jour avec un contrat mi temps ou moins de 36 heures par semaines, ou 9 heures pour les contrats temps plein par jour. De plus, les heures flexibilisées (supplémentaires ou complémentaires) sont clôturées à la fin de chaque trimestre civil et donc payées à ce moment là. En effet, Kelio est capable de fonctionner avec Presta (le logiciel deGroupe S). Kelio a ainsi permis au groupe Lunch Garden de réaliser des prévisions de salaire au vingtième jour du mois qui serviront à Groupe S pour calculer la paye.

Lunch Garden a fait un appel d’offres pour choisir le nouveau logiciel de gestion de temps en se basant sur 3 critères principaux: la conformité du logiciel avec la législation belge (comme son obligation de fonctionner dans les trois langues), les fonctions attendues de la part du logiciel. Et enfin sa facilité d'utilisation (celui-ci devant être le plus simple possible pour permettre aux managers de l'utiliser).

Trois sociétés ont répondu à cet appel d'offres mais seulement deux ont été retenues pour leur sérieux. C’est le critère de la simplicité qui a distingué Bodet de Protime. Le deuxième logiciel qui a été écarté (Pro Time) était en effet très performant mais était, selon Pierre Urbain, trop compliqué à utiliser pour des managers n'ayant pas une formation spécifique en informatique.

Une fois Kelio choisi, il a fallut l'adapter à l'entreprise. Le service RH a ainsi dû faire du développement interne afin de mettre en place et d’intégrer dans Kelio des règles de calcul correspondant au système salarial en vigueur dans l'entreprise.

Ensuite, le département RH a mis en place une phase de test dans 5 restaurants durant 3 mois. Dans ces 5 restaurants, le nouveau logiciel a directement été mis en place. Cela a permis aux managers de ces restaurants d'apprendre à utiliser le logiciel avec des données récoltées sur le terrain. Cependant durant cette phase de test l'ancien logiciel a été utilisé en parallèle afin que les erreurs résultant de l'inexpérience des managers n'aient pas d'impact sur le salaire des collaborateurs. Ce test a permis au département RH d'apporter les corrections et de redévelopper Kelio. Une fois ces corrections apportées, le département RH à comparer à nouveau les résultats obtenus avec l'ancien système, pour s'assurer que Kelio donnait des résultats cohérents.

Une fois la phase de test terminée, le département RH a ensuite installé le logiciel dans les 45 autres restaurants où il a fonctionné durant deux mois en parallèle de l'ancien logiciel (toujours pour éviter les erreurs éventuelles). Le département a ensuite mis en place deux cycles de formations (en deux fois deux jours) pour tous les managers. Pour ces formations le département RH a fait travailler les managers avec les données récoltées sur les sites durant les deux mois. Le premier jour était destiné à apprendre aux managers à réaliser un planning avec Kelio. Le deuxième, à contrôler les prestations en fonction du planning élaboré lors de la première journée. Une fois ces connaissances acquises, les managers étaient renvoyés sur leurs sites durant trois mois où ils utilisaient le nouveau logiciel. Ensuite, les deux derniers jours de formations servaient à s'assurer de la complète maîtrise de Kelio par les managers.

Le projet a finalement abouti en avril 2014, lorsque Kelio a été utilisé dans le calcul des paies réelles. Le projet a donc été de longue haleine puisqu'il aura duré en tout un an et demi.

Le département RH n'a pour l'instant pas de nouveau projet d'informatisation de l'entreprise. Son objectif en matière d’informatisation consiste maintenant à finaliser la partie intranet qui gère les demandes de congés, les gestions de dossiers de formation ainsi que le suivi du profil et de la carrière des collaborateurs au sein de l’entreprise.